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短信技术在OA办公自动化中的应用


  随着新疆信息化建设的不断发展,为提高工作效率,节约企业成本,新疆大多数企业都已应用办公自动化或MIS系统。而作为个人通讯工具的手机,也已经相当普及,如何将企业办公自动化或MIS系统跟手机联接起来,成为当今办公软件的热点。
  短信技术在oa办公自动化系统中的应用就是借助短信,将手机与oa办公自动化系统结合到一起,使您出差在外地或不在办公室无法登录管理系统时,都能随时随地了解企业的动态,系统会给您发送企业的各种信息,您还可以通过手机短信查询办公自动化系统的信息。
 主要功能及应用
 消息通知:
  公文到达通知
  向与会的所有人员自动发送会议通知
  向所有或某部门员工发布紧急通知或通报
  向外出员工发送工作通报、协作请求或其他简短信息
  向员工发送问候祝福或电子名片
  向员工发送短消息
 手机接收电子邮件
   外出员工可以通过手机及时获得邮件信息,当新邮件到GSM办公自动化系统的员工邮箱后,员工的手机将同步收到该邮件信息的短消息,包括发件人、主题、正文的部分内容以及收到的时间。手机接收电子邮件功能可帮助员工避免错过领导的工作安排和同事的重要通知,或者错失来自客户的合作机会外出时获得工作流程通知,及时掌握工作进度或协作请求。
 日历项和待办事宜提醒到手机
   利用办公自动化进行个人日程设置后,可以将日历项中的会议安排、约会、纪念日、提示和事件以及待办事宜提醒到自己的手机上。这样,员工即使不在座位,也可以及时获得日历项和待办事宜提醒,避免因其他事务而影响重要工作安排。
 综合信息查询
  员工出差到外地后,可以通过发送短消息进行信息查询操作,如我们查其他员工的联系方式,只要我们的系统存在此员工信息的档案,您只需发送员工的姓名,系统将自动返回此员工的相关信息。
 系统应用
  短信技术在oa办公自动化系统中的应用实现了企业短消息通信基础设施的建立,它可以和企业用户的日常运作及业务系统结合产生无穷无尽的应用,典型应用包括日常办公中的群体通知、会议通知、通报、邮件提醒、日历、待办事宜提醒等;还包括信息报警与监控;以及与业务系统结合衍生的信息查询、信息定制或推送业务等。

 信息沟通更加及时通畅
  相比电话、传真、电子邮件等通信手段,短消息通信为员工提供了一种超越时间和设备限制的现代办公通信手段。
短信技术在oa办公自动化系统中的应用在员工与员工之间,以及OA系统与员工之间建立起移动信息化通信渠道,使信息沟通更加及时通畅。
 办公效率进一步提高
   办公室员工可以在工作需要时将消息迅速发出,而不必等待对方同时在线,在需要集体通知的时候,更不必逐个拨打对方的手机,重复传达相同的信息。这种轻松快捷的通信手段和工作方式将使办公效率进一步提高。
 有效节省办公通信成本
   当办公室员工需要与外出员工或者客户联络时,如果拨打对方的手机与对方进行通话,主叫方和被叫方都需要支付较高的话费,尤其当对方持有的是外地手机,或者对方手机正处于漫游状态,主叫方或者被叫方还需要支付高额长途或漫游话费。而利用短消息通信,将有效节省办公通信成本。
 提高企业竟争力
  提高企业竞争力、凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智能和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。
 

作者:佚名 | 文章来源:本站原创 | 更新时间:2007-10-25 11:12:03

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